Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via la plateforme Prouvio est :

Prouvio est une plateforme SaaS de gestion de la conformité Qualiopi destinée aux organismes de formation professionnelle en France. Elle accompagne ses utilisateurs dans le respect des 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ 2022).

2. Données collectées

Dans le cadre de nos activités, nous collectons et traitons les catégories de données personnelles suivantes :

3. Finalités du traitement

Vos données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

• Gestion de la conformité Qualiopi : suivi des 32 indicateurs du RNQ, génération des preuves d'audit, calcul des scores de conformité et alertes automatisées
• Gestion des sessions de formation : planification, inscription des apprenants, suivi de l'assiduité, gestion du cycle de vie complet de la session (préparation, contractualisation, réalisation, évaluation, clôture)
• Délivrance de certificats et attestations : génération des certificats de réalisation avec code de suivi unique, vérification publique de l'authenticité
• Gestion contractuelle : création et signature électronique des conventions de formation (B2B) et contrats individuels (B2C), gestion des avenants
• Communications : envoi de convocations, notifications de suivi, enquêtes de satisfaction, communications transactionnelles liées aux formations
• Analyse et amélioration : analyse des besoins de formation assistée par intelligence artificielle, audit de conformité des programmes, veille réglementaire
• Facturation et paiement : gestion des abonnements et transactions via notre prestataire de paiement

4. Base légale du traitement

Conformément aux articles 6 et 9 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), le traitement de vos données repose sur les bases légales suivantes :

• Exécution contractuelle (art. 6.1.b) : le traitement est nécessaire à l'exécution du contrat d'abonnement à la plateforme Prouvio ainsi qu'à la gestion des conventions et contrats de formation
• Obligations légales (art. 6.1.c) : le traitement est nécessaire au respect des obligations légales auxquelles l'organisme de formation est soumis, notamment en vertu du Code du travail (articles L.6313-1 et suivants), du décret n° 2019-564 du 6 juin 2019 relatif à la qualité des actions de formation professionnelle, et du Référentiel National Qualité (RNQ)
• Intérêt légitime (art. 6.1.f) : le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Prouvio, notamment l'amélioration continue de la plateforme, la prévention de la fraude et la sécurité des systèmes d'information
• Consentement (art. 6.1.a) : pour le dépôt de cookies non essentiels et l'envoi de communications commerciales. Le consentement peut être retiré à tout moment sans affecter la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant son retrait

5. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pour une durée proportionnée à la finalité pour laquelle elles ont été collectées :

À l'expiration de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

6. Sous-traitants et destinataires

Pour assurer le fonctionnement de la plateforme, nous faisons appel aux sous-traitants suivants, sélectionnés pour leur conformité au RGPD :

Chaque sous-traitant est lié par un accord de traitement des données (Data Processing Agreement) conforme à l'article 28 du RGPD. Aucune donnée personnelle n'est vendue à des tiers.

7. Cookies et traceurs

La plateforme Prouvio utilise des cookies pour assurer son bon fonctionnement.

Par défaut, seuls les cookies strictement nécessaires sont déposés. Les cookies analytiques ne sont activés qu'après recueil de votre consentement explicite, conformément aux recommandations de la CNIL. La durée de vie maximale des cookies est de 13 mois. Vous pouvez modifier vos préférences de cookies à tout moment via les paramètres de votre navigateur.

8. Vos droits

Conformément au RGPD (articles 15 à 22) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès (art. 15) : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie
• Droit de rectification (art. 16) : faire corriger vos données inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement (art. 17) : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation
• Droit à la portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine
• Droit d'opposition (art. 21) : vous opposer au traitement de vos données fondé sur l'intérêt légitime
• Droit à la limitation (art. 18) : demander la limitation du traitement dans les cas prévus par le RGPD
• Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment pour les traitements fondés sur cette base légale
• Directives post-mortem : définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (loi Informatique et Libertés, art. 85)

9. Transferts de données hors de l'Union européenne

L'essentiel de vos données est hébergé au sein de l'Union européenne (application : NexusCloud sur infrastructure IONOS en France ; base de données : Supabase, Francfort ; emails : Brevo, France ; IA : Mistral AI, France). Certains sous-traitants peuvent toutefois traiter des données en dehors de l'UE :

• Google (Gemini API) : périmètre limité depuis le 30 août 2026 à la génération d'images, à l'extraction de documents DOCX et à l'assistant du site vitrine ; transferts encadrés par la décision d'adéquation de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) du 10 juillet 2023. Les autres traitements IA sont confiés à Mistral AI, établi en France, sans transfert hors UE.
• Stripe : transferts encadrés par la décision d'adéquation UE-États-Unis (Data Privacy Framework) et par des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne

Aucun transfert de données n'est effectué vers un pays ne bénéficiant pas d'un niveau de protection adéquat sans garanties appropriées.

10. Sécurité des données

Prouvio met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité, laconfidentialité et l'intégrité de vos données personnelles, notamment :

• Chiffrement des données en transit (TLS 1.2+) et au repos
• Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) et isolation multi-tenant par organisation
• Politiques de sécurité au niveau de la base de données (Row Level Security)
• Journalisation des accès et des opérations sensibles
• Mots de passe chiffrés (jamais stockés en clair)
• Sauvegardes régulières et plan de continuité d'activité

11. Délégué à la protection des données (DPO)

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données :

12. Mise à jour de la présente politique

La présente politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment afin de refléter les évolutions de nos pratiques ou les exigences réglementaires. En cas de modification substantielle, les utilisateurs seront informés par email ou par une notification sur la plateforme.

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles mises à jour.

Date de dernière mise à jour : 9 avril 2026