La déclaration d’activité, première étape obligatoire
Toute personne qui réalise des actions de formation doit déposer une déclaration d’activité auprès de la DREETS de sa région. Cette déclaration n’est pas une autorisation préalable : elle se dépose dans les trois mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation.
Le numéro de déclaration d’activité (NDA)
Une fois la déclaration enregistrée, l’organisme reçoit un numéro de déclaration d’activité. Ce numéro doit figurer sur les documents contractuels et commerciaux. Attention : il devient caduque s’il n’est pas suivi d’un bilan pédagogique et financier (BPF) déposé chaque année.
Ce qu’il faut réunir pour déposer
Le dossier de déclaration s’appuie sur la première convention ou le premier contrat de formation, le programme de l’action, et les justificatifs d’identité de l’organisme. C’est pourquoi la déclaration intervient après la première vente, pas avant : il faut une action réelle pour l’étayer.
Déclaration d’activité et Qualiopi : deux choses distinctes
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La déclaration d’activité rend l’organisme officiellement existant. Qualiopi, elle, conditionne l’accès aux fonds publics et mutualisés (OPCO, CPF, financements régionaux). Un organisme peut donc exister et facturer en direct sans Qualiopi, mais devra être certifié dès qu’il vise des financements mutualisés.
Construire un système de preuves dès le départ
L’erreur classique du nouvel organisme est de repousser la traçabilité « à plus tard ». Or les premières sessions sont précisément celles qu’un auditeur examinera. Mettre en place dès le premier dossier un suivi des programmes, conventions, émargements et évaluations évite une reconstruction douloureuse avant le premier audit.
Comment Prouvio accompagne le lancement
Prouvio centralise dès la première session les éléments attendus par Qualiopi et par le BPF : programmes, conventions, présences, évaluations et réclamations. Le nouvel organisme grandit avec une traçabilité déjà en place, plutôt que de la reconstituer après coup.
À retenir
La déclaration d’activité officialise l’organisme ; Qualiopi ouvre les financements. Traiter les deux dans le bon ordre, et structurer ses preuves dès la première session, est le meilleur investissement de départ.
Ce qu'il faut retenir
Avant le premier euro de financement, un organisme de formation doit déposer sa déclaration d’activité et obtenir son numéro de déclaration d’activité (NDA).
Questions fréquentes
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